Giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và họp, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác, là những hiệu quả bước đầu khi triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” tại các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Mô hình này đã góp phần cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử và thực hiện thành công Đề án xây dựng đô thị thông minh tỉnh, giai đoạn 2020-2025.

UBND huyện Thuận Châu triển khai thí điểm mô hình “Phòng họp không giấy”.

Mô hình “Phòng họp không giấy” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT và Viettel nghiên cứu, thực hiện. Tại tỉnh ta, mô hình được giới thiệu và triển khai từ năm 2019. Toàn bộ quy trình của “Phòng họp không giấy” được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử; trước mỗi cuộc họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và và cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự họp nghiên cứu trước. Các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh, như: máy tính, ipad, smartphone... Bên cạnh đó, mô hình còn tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp, như: sơ đồ phòng họp, đăng ký phát biểu, quản lý thành phần tham dự, biểu quyết kết hợp ký số... Qua đó, giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.

Là một trong những đơn vị tiêu biểu trong bảng xếp hạng CCHC khối các sở, ngành của tỉnh, ngay từ tháng 9/2019, Sở Nội vụ đã ứng dụng mô hình “Phòng họp không giấy” vào các cuộc họp của đơn vị. Đồng chí Nguyễn Tú Anh, Chánh Văn phòng Sở Nội vụ, cho biết: Mỗi cuộc họp đều có những văn bản, tài liệu, báo cáo với số lượng lớn cần gửi cho các đại biểu nghiên cứu. Với cách họp truyền thống trước đây, chúng tôi phải tốn nhiều công sức cho việc tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; thực hiện thủ công in ấn, phô tô tài liệu phục vụ cho các cuộc họp. Chưa kể khi phân phát tài liệu vẫn còn trường hợp nhầm lẫn, thiếu hay nhầm trang. Bên cạnh đó, phải tính toán đúng số lượng đại biểu vì nếu in thừa sẽ lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu phải chuẩn bị thêm tài liệu nên mất thời gian.

Triển khai ứng dụng mô hình, chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử giúp các đại biểu có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp; tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, đặc biệt tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của lãnh đạo sở.

Tại huyện Yên Châu, trước đây để chuẩn bị cho các phiên họp UBND, kỳ họp HĐND huyện, cán bộ văn phòng mất nhiều công chuẩn bị, in ấn, photo tài liệu. Những tập tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Từ năm 2020 đến nay, những công đoạn đó đã được thay thế bằng mô hình “Phòng họp không giấy”; hiện huyện đã có 3 cuộc họp thực hiện thí điểm mô hình này và bước đầu đem lại hiệu quả.

Ông Vì Văn Ngọc, Phó Chủ tịch UBND huyện Yên Châu, cho biết: Huyện đã đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật; tổ chức tập huấn đến tất cả lãnh đạo, đơn vị phòng ban chuyên môn. Hiện ứng dụng đang được thử nghiệm đối với lãnh đạo cấp huyện, trưởng các phòng, ban chuyên môn. Thời gian tới, huyện sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan tiếp tục tổ chức tập huấn, triển khai thí điểm tới UBND các xã, thị trấn; đề xuất đầu tư, trang cấp thêm thiết bị phục vụ mô hình.

Qua đánh giá, đa số các đại biểu dự họp đều hài lòng với cách họp “không giấy tờ”. Đồng chí Nguyễn Quang Hưng, Trưởng phòng Văn hóa và Thông tin huyện Yên Châu, chia sẻ: Tôi thấy thao tác trên phần mềm khá dễ dàng. Với kho tài liệu phong phú, kết hợp các công cụ tiện lợi, như: Ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và nhanh chóng; đồng thời có liên kết với kho dữ liệu quốc gia, web, tài liệu lưu trữ của UBND huyện giúp đại biểu đóng góp ý kiến thảo luận tại cuộc họp đạt chất lượng hơn.

Trước sự phát triển công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang phòng họp không giấy tờ là rất cần thiết. Mô hình nếu được ứng dụng đồng loạt sẽ rất thiết thực, hiệu quả. Tuy nhiên, một số sở, ngành, địa phương vẫn chưa chấp thuận triển khai mô hình tại các cuộc họp, hoặc mới chỉ triển khai thử nghiệm với lý do chưa có đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật phù hợp, vì mô hình đòi hỏi phải có kết nối mạng ổn định và đường truyền internet có tốc độ cao mới đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt; một số chức năng của phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn của đơn vị; số ít cán bộ, công chức hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin...

Bên cạnh việc đầu tư trang thiết bị và nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan hành chính thì còn đòi hỏi người đứng đầu các cơ quan, đơn vị phải vào cuộc quyết liệt, tạo sự chuyển biến về nhận thức và hành động đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân; góp phần quan trọng trong việc xây dựng chính quyền điện tử và là khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính của tỉnh trong thời gian tới.