Những năm qua, lãnh đạo Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh đã quan tâm, chỉ đạo Viện Kiểm sát hai cấp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, góp phần quản lý, chỉ đạo, điều hành, thực hiện hiệu quả nhiệm vụ cải cách hành chính tư pháp của ngành.

Viện KSND tỉnh tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, kiểm sát viên.

Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh kịp thời ban hành, phổ biến, quán triệt các Nghị định, Thông tư, Quyết định của Nhà nước, Viện KSND tối cao về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho tất cả các cán bộ, kiểm sát viên thuộc viện kiểm sát hai cấp của tỉnh. Đồng thời, bố trí đủ lực lượng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; quan tâm đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản, 100% đơn vị được trang bị máy vi tính để quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu. Cùng với đó, tích cực đổi mới ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng hệ thống phần mềm ANA và hệ điều hành quản lý văn bản vnptioffice 4.0 giúp cho việc xử lý, cập nhật cơ sở dữ liệu khoa học hơn.

Thực hiện hoạt động nghiệp vụ về văn thư, cán bộ, công chức làm công tác văn thư của Viện kiểm sát hai cấp đã xây dựng, soạn thảo văn bản theo đúng Thông tư, Quyết định của Bộ Nội vụ, Viện KSND tối cao quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Quản lý, xử lý văn bản đến, đi đầy đủ kịp thời qua hệ thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản vnptioffice 4.0, bình quân trong năm trên 12.000 văn bản đến, đi trong toàn ngành, các văn bản khi tiếp nhận được chuyển cho người có thẩm quyền xử lý chuyển đến các đơn vị, cá nhân giải quyết kịp thời, đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; lãnh đạo Viện KSND tỉnh luôn chú trọng đến việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. Còn đối với mỗi văn bản đi, văn thư lưu một bản và một bản lưu trong hồ sơ. Qua thời gian triển khai ứng dụng phần mềm, 100% văn bản đi và đến giữa Viện KSND cấp tỉnh với Viện KSND cấp huyện, thành phố đã điện tử hóa; riêng Viện KSND cấp huyện đã điện tử hóa 30% văn bản, góp phần nâng cao chỉ số công nghệ thông tin của viện kiểm sát hai cấp. Ngoài ra, công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật, chưa có trường hợp nào để xảy ra vi phạm.

Về công tác lưu trữ, Viện Kiểm sát hai cấp đều chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, riêng tại Viện KSND tỉnh đã bố trí kho tạm với diện tích khoảng 70 m² để lưu trữ hồ sơ tài liệu. Khối tài liệu hồ sơ các vụ án được lập hồ sơ, sắp xếp khoa học, giúp các đơn vị tra tìm hồ sơ, tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng. Trong năm, đã ứng dụng phần mềm ANA quản lý hơn 2.800 hồ sơ vụ án và sắp xếp lên giá di động nhằm phục vụ các đơn vị khi tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện.

Qua thực tế triển khai, trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở viện kiểm sát hai cấp cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ; 100% cán bộ văn thư, lưu trữ sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng và dịch vụ điện tử; có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức nghề nghiệp tốt, nhanh nhạy, thận trọng, tỷ mỷ trong công tác; thực hiện tốt chế độ trực con dấu 24/24h, thực hiện nghiêm việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đảm bảo tính kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo viện kiểm sát hai cấp.

Trong thời gian tới, Viện KSND tỉnh tiếp tục nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo Viện, lãnh đạo các phòng nghiệp vụ, nhất là Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin giúp công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ; quan tâm bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn; thường xuyên kiểm tra đánh giá chất lượng công tác thực thi nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của ngành.